Missão da Secretaria da Governança Corporativa.

O sistema de Governança Corporativa contempla os órgãos da administração. Dentre eles está o Conselho de Administração (C.A.), cujas decisões, deveras relevantes, fazem o elo entre os interesses estratégicos do dono do capital (assembleia) e os interesses práticos dos responsáveis pela gestão (diretoria).
Neste cenário, qual o papel da Secretaria do Conselho de Administração, também nominado Secretaria da Governança Corporativa?
Em síntese, o papel do Secretário é garantir o apoio direto e integral ao sistema, de forma que as atividades dos órgãos ocorram de forma organizada, dinâmica e juridicamente segura.
Tal mister envolve atividades altamente formais, como a regular convocação dos membros para as reuniões e a confecção e registro de atas e documentos. Mas envolve, também, tarefas mais simples, porém não menos importantes, como a cobrança interna aos gestores para envio prévio das famosas apresentações, organização do calendário e pautas sob a orientação do Presidente do C.A., preparação do ambiente e tecnologias para as reuniões, dentre outras.
Outra dimensão importante nas atribuições do Secretário é a gestão do fluxo de informações e a integração entre as instâncias deliberativas da Governança (assembleia geral, C.A., comitês, diretoria, conselho fiscal).
Não é raro que um diretor seja convidado a participar da reunião de um Comitê ou do próprio C.A., por exemplo, sendo papel do Secretário tramitar tanto o convite, quanto a confirmação.
Ainda sobre a gestão do fluxo de informações, lembro que as atas de reuniões são privativas dos membros daquele respectivo órgão. Logo, a simples leitura por qualquer outra pessoa precisa ser previamente autorizada pelo respectivo executivo-líder. Ou seja, se o CEO quiser acessar qualquer ata do C.A., é necessária prévia autorização do Presidente deste conselho, e vice-versa.
Por estas razões, o Secretário deve ter perfil discreto, pois é essencial que ele guarde sigilo de tudo que ouve e escreve, razão pela qual algumas companhias optam por atribuir a função a profissionais externos.
A par da minha experiência como Secretário, vivenciei o quanto as atividades podem contribuir para a boa ordem dos trabalhos dos órgãos e membros da Governança, bem como podemos aprender com estes grandes executivos, tomadores de decisões.

José Roberto Reis da Silva

OAB/SP 218.902

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